Takım Destek ve Etkinlik Koordinatörü

Takım Destek ve Etkinlik Koordinatörü; çeşitli vakıf projeleri, etkinliklerinin ve takımların koordine edilerek süreçlerin yürütülmesinden sorumludur. Takım Destek ve Etkinlik Koordinatörü , gerekli tüm eylem planlarının ve etkinlik/proje gereksinimlerinin Fikret Yüksel Foundation Türkiye Temsilciliği (Fikret Yüksel Foundation Türkiye Temsilciliği (FYF) ve FIRST (www.firstinspires.org) standartlarına göre belirlenmesini ve etkinliklerin/projelerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için tüm vakıf personeli, komite üyeleri ve kilit gönüllülerle iletişim kurmaktan ve desteklemekten sorumludur . Bu, uygun mekanları aramayı, zaman çizelgelerini ve etkinlik akışlarını hazırlamayı ve uygulamayı, güvenlik ve yasal önlemleri uygulamaya koymayı, dokümantasyon hazırlıklarını ve gerekli ekipman/tedarik planlamasını ve hazırlıklarını, tüm paydaşları koordine etmeyi ve sorunsuz bir etkinlik sağlamak için iletişim zincirini ve eylem planlarını takip etmeyi içerir ancak bunlarla sınırlı değildir. Etkinlik koordinatörü ayrıca sezon boyunca takım/topluluk ihtiyaçlarını anlamak için takım destek komitesinin bir üyesi olarak çalışır, eğitim, hibe ve sezon bilgilendirme içeriklerini, etkinlik değerlendirme formlarını hazırlar ve paylaşır ve verileri analiz eder. Ayrıca takım/topluluk ihtiyaçlarına göre sezon etkinliklerini planlar ve takım/topluluk sorularını yanıtlar. Sorumluluk Doğrudan FYF Yönetimi ile çalışır ve raporlar Takım destek komitesiyle yıl boyunca çalışarak takımların ve topluluğun ihtiyaçlarını tam olarak anlamak, takımları takip etmek, takım kurallarına hakim olmak ve soruları yanıtlamak, takım raporları hazırlamak, takım ihtiyaçlarını analiz etmek ve destekleyici etkinlikler önermek gibi, ancak bununla sınırlı olmamak üzere takım ve topluluk ihtiyaçları için çalışır Takım bilgilendirme, hibe, eğitim içeriklerini hazırlar bildirir ve ilgili Takım, Mentor sorularını cevaplar. Takım kayıt ve hibe başvurularını takip eder. Tüm FYF etkinlikleri (Bölgesel yarışmalar, Offseasonlar, Gösteriler, Fuarlar,...) planlama, dokümantasyon, etkinlik yürütme ve raporlama için çalışır FYF ve FIRST standartlarının karşılanmasını ve tüm ulusal ve yerel düzenlemelere uyulmasını sağlar Her etkinlik için gereksinimleri tam olarak anlar Güvenlik ve yasal planlar da dahil olmak üzere etkinliklerin ve programların günlük yönetimini sürdürür FYF personeli, Komite üyeleri ve kilit gönüllülerle işbirliği yaparak, siparişlerin verilmesi, uygun mekanların rezervasyonu, ambulans ayarlanması,tedarikçi takibi, seyahat planlaması, restoran rezervasyonları, katılımcıların yerleştirilmesi, kayıt sayıları, RSVP takibi ve sorunların çözülmesi dahil olmak üzere tüm gerekli ihtiyaçlar ve operasyonlarda doğrudan operasyon koordinatörü ile çalışır, destekler. FYF personeli, Komite üyeleri ve kilit gönüllülerle etkinlik planlama ve etkinlik tekliflerinin mali ve zaman kısıtlamalarına uygun olarak hazırlanması konusunda yakın bir şekilde çalışır Etkinlik akışını ve güvenliğini koordine etmek ve etkinliklerde misafirlerin ihtiyaçlarını karşılamak için gerekli tüm gruplarla (FYF Kurumsal İlişkiler Koordinatörü, FYF Operasyon Koordinatörü, mekan koordinatörleri, güvenlik, FYF Kilit gönüllüleri) birlikte çalışır, onları destekler. Etkinlik öncesinde ve etkinlikte takımları koordine etmek için ilgili dokümanları hazırlar ve takımları bilgilendirir. Etkinlik sonrası sonuçları ve ilgili anketleri paylaşır. İlgili konuşmacılar için zaman aralıklarını planlamak, programlamak ve organize etmek ve ilgili kişileri (basın, influencer vb.) vakıf etkinliklerine davet etmeye ve ev sahipliği yapması için gerekli dataları Kurumsal İlişkiler Koordinatörü, Yetkili Show Koordinatörü ve İçerik Koordinatörü İle paylaşır. Gönüllü, Mentor ve Takımların yıl içindeki sosyal faaliyet ve toplantılar için gerekli alanın ayarlanması, gerekli ekipmanların düzenlenmesi gibi süreçleri de Operasyon, Gönüllü Koordinatörü ve Takım Destek Komitesi ile çalışır, destekler. Etkinlik bilgileri, vakıf duyuruları, sunumlar gibi gerekli dokümantasyonu hazırlar ve raporları sunar Tüm etkinlikler için gerekli olan, bilgilendirici, yasal belgelerin ve etkinliğin fiziksel ihtiyaçlarının tamamının hazır olması için FYF personeli ve gönüllüler ile çalışır ve varsa eksikliklerin giderilmesini sağlar. Etkinlikler için gerekli iş güvenliği ortamının sağlanması ve ilgil sigortaların yaptırılmasından sorumludur. Etkinliklerdeki AV planlaması ve yürütmesi için Operasyon ve Show ekibi işbirliğinde çalışır. Toplantı tutanaklarını takip eder, programlar ve eylem planları oluşturur Planlama boyunca ve etkinliklerde risk değerlendirmesi yapar Faaliyetleri analiz eder ve iyileştirir, süreçleri yürütür ve kaliteyi, üretkenliği ve verimliliği artırmak için çalışır Yasalara ve mevzuata ilişkin belgelerin hazırlanmasını ve raporlanmasını ve evrak kaydını sağlar Sorunları zamanında çözmek için çözümler sunar Etkinlik sonuçlarını analiz eder ve değerlendirir, raporlar FYF'nin uygulayabileceği veya yönetebileceği çeşitli projeleri/hibeleri araştırır ve planlar FYF'nin katılabileceği çeşitli etkinlikler ve projeler düzenler Gelir getirici etkinlik fikirleri ve uygulamaları geliştirir Gala, Bağış gecesi, Bağış yemeği, Stant kiralama vb. Kabul edilen faaliyetlerin ilgili planlama ve yürütmesini sürdürür. Gereksinim Önceden FIRST hakkında bilgi sahibi olmak (Mezun, gönüllü vb. gibi FIRST bilgisi öncelikli tercih sebebidir) İngilizce ve Türkçe bilmek Mükemmel takım çalışması becerileri Mükemmel iletişim ve müzakere yetenekleri Baskı altında sakin kalma ve müşteri hizmetleri zihniyetini sürdürme becerisi Eleştirel düşünme ve problem çözme becerileri Çoklu görev becerileri Anlaşmazlık çözme becerileri Değişiklikleri önceliklendirme ve bunlara hızlı bir şekilde yanıt verme yeteneği Yönetim, operasyonlar ve liderlik konusunda deneyimli veya yetenekli İdare, planlama ve strateji anlayışı Raporlama, planlama ve denetleme yeteneği Gerekli yasal ve mevzuata ilişkin belgelerin anlaşılması Sorunları ve fırsatları ele alma becerisi Üstün organizasyon ve zaman yönetimi becerileri Baskı altındayken bile ayrıntılara dikkat Çeşitli projeler üzerinde çalışabilme becerisi Uzun saatler boyunca çalışma ve seyahat etme FIRST Temel Değerlerinin Anlaşılması Gönüllü ile çalışma gönüllüyü destekleme anlayışı, becerisi Öğretici ve yönlendirici yaklaşımını benimseme Google Workspace, Teams, Planner, Microsoft Office kullanabilmek AUTOCAD yada diğer CAD (Computer Aided Design / Bilgisayar Destekli Tasarım)) uygulamalarını kullanabilmek • Faydalı olur Açıklamalar; Tam zamanlı bir roldür. Bu rol ofis ortamında fizik bulunmayı ve etkinliklerde yüksek tempo ve uzun saatler gerektirir. Ofis çalışma ortamının yanı sıra fiziki çalışma/kondisyon da gerektirir. Etkinlik günlerinin hafta sonuna gelmesi durumunda hafta içi dinlenme günü verilir. Sağladıklarımız: Özel Sağlık Sigortası Esnek Çalışma Saatleri Ofis içi yemek imkanı Ulaşım içinde olmak üzere tek paketle 2000-2500USD maaş aralığı. Final maaş tutarı adayın yetkinlikleri, deneyimi ve potansiyeline göre belirlenir. Ülkemizin geleceğine ve gençlerin hayatına dokunma fırsatı. Dinamik gönüllü, mezun, mentor ve takım ağına erişim imkanı.