Özel Kalem Asistanı

Hakkımızda: 1971 yılında temelleri atılan İMES Sanayi Sitesi , Türkiye’nin organize olmuş ilk sanayi sitelerinden biri olarak 1.100 iş yeri ve 16.000’i aşkın çalışanıyla sanayi ekosisteminin önemli merkezlerinden biridir. Makine ve yedek parça başta olmak üzere farklı üretim alanlarında faaliyet gösteren firmaları bünyesinde barındıran İMES, 80’den fazla ülkeye ulaşan ihracat ağıyla uluslararası bir tedarik merkezi niteliğindedir. Pozisyon Hakkında: İMES Sanayi Sitesi Yönetimi bünyesinde, Yönetim Kurulu Başkanı’nın ve Özel Kalem biriminin günlük işleyişine destek olacak; organizasyon, koordinasyon, raporlama ve takip süreçlerinde aktif rol üstlenecek Özel Kalem Asistanı arıyoruz. Sorumluluk alanını yalnızca belirli görevlerle sınırlamayan, ihtiyaçları fark ederek aksiyon alabilen, öğrenmeye açık, çözüm odaklı ve takip gücü yüksek bir ekip arkadaşı arıyoruz. Görev ve Sorumluluklar: Yönetim Kurulu Başkanı’nın ajanda, toplantı ve randevu süreçlerinin planlanması ve takibine destek olmak, Kurum içi ve kurum dışı etkinlik, toplantı, eğitim ve organizasyonların hazırlık ve koordinasyon süreçlerine destek olmak; davetli ve katılımcı listelerini hazırlamak, davet ve iletişim süreçlerini takip etmek, Kurumumuza iletilen yardım, destek, iş birliği, organizasyon ve benzeri talepleri almak, kayıt altına almak, ilgili birimlere yönlendirmek ve sonuçlanma süreçlerini takip etmek, İMES Vakfı ve İMES Genel Müdürlüğü başta olmak üzere ilgili birimlerle koordineli çalışmak, Faaliyet raporları, dönemsel raporlar, faaliyet özetleri, Genel Kurul raporları ve bilgi notlarının hazırlanmasına destek olmak; gerekli bilgi ve dokümanları ilgili birimlerden temin etmek, Yönetim Kurulunun ihtiyaç duyduğu konularda araştırma yapmak, bilgi derlemek ve raporlamak, Evrak, imza, dosyalama ve diğer idari takip süreçlerini yürütmek, Gerektiğinde banka, kurum veya farklı lokasyonlarda gerçekleştirilmesi gereken işlemleri takip etmek, Yönetim Kurulu Başkanı ve Özel Kalem tarafından iletilen rutin işleyiş dışındaki operasyonel ihtiyaçlarda sorumluluk alarak sürecin sonuçlanmasını takip etmek. Aranan Nitelikler: Üniversitelerin ön lisans veya lisans programlarından mezun, Planlama, organizasyon ve takip becerileri güçlü, İletişimi kuvvetli ve temsil yeteneği yüksek, Dinamik çalışma ortamına uyum sağlayabilen, inisiyatif almaktan çekinmeyen ve çözüm odaklı, Öğrenmeye ve gelişime açık, Teknolojik gelişmeleri ve yeni nesil dijital araçları yakından takip eden, teknolojiye hızlı adapte olabilen, Yapay zekâ araçlarını araştırma, raporlama, dokümantasyon ve günlük iş süreçlerinde etkin şekilde kullanabilen, MS Office programlarını etkin kullanabilen, Araştırma, bilgi derleme ve raporlama becerileri güçlü, Detaylara önem veren, düzenli ve sonuç odaklı, B sınıfı sürücü belgesine sahip ve aktif araç kullanabilen, Gerektiğinde kurum dışındaki iş ve süreçlerin takibini gerçekleştirebilecek.